บทที่ 5 : 5.2.3 นิยามแฟ้มข้อมูล
แฟ้มข้อมูล (File) และแนวคิดการเปลี่ยนผ่านจากระบบแฟ้มข้อมูลแบบแยกส่วนไปสู่ ระบบฐานข้อมูล (Database System) โดยเน้นการจัดโครงสร้างชัดเจน พร้อมนิยาม ข้อเปรียบเทียบ และผลกระทบของการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิม:
🗂️ แฟ้มข้อมูล (File) และปัญหาของระบบการจัดเก็บแบบแยกส่วน
นิยามแฟ้มข้อมูล (File Definition)
แฟ้มข้อมูล (File) คือหน่วยของการจัดเก็บข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้รวบรวมข้อมูลประเภทเดียวกันไว้ในที่เดียว เพื่อให้สามารถ เรียกค้น (Retrieval) และ ใช้งาน (Processing) ได้ตามวัตถุประสงค์ของหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยแฟ้มข้อมูลจะมีชื่อเฉพาะและนามสกุลที่แสดงถึงประเภทของข้อมูล เช่น .txt, .csv, .shp, .dbf
การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะแยกส่วน (File-Based Data Management)
ในอดีต หน่วยงานต่าง ๆ มักจัดเก็บข้อมูลในลักษณะ กระจายตามหน้าที่ของแต่ละแผนก ตัวอย่างเช่น:
- ฝ่ายบุคคล จะมีแฟ้มข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร เช่น รายชื่อ เงินเดือน วันลา
- ฝ่ายวิชาการ จะจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัย รายวิชา และบทความวิชาการ
- ฝ่ายพัสดุ จะมีแฟ้มข้อมูลทรัพย์สินและครุภัณฑ์
แต่ละฝ่ายจะมี โปรแกรมของตนเองในการจัดการและเรียกใช้แฟ้มข้อมูล เหล่านี้ ซึ่งมักพัฒนาแยกจากกัน ส่งผลให้ ไม่สามารถเชื่อมโยงหรือใช้งานร่วมกันได้ อย่างมีประสิทธิภาพ
รูปที่ 5.2 ระบบการประมวลผลแฟ้มข้อมูล
❌ ผลกระทบของการจัดเก็บข้อมูลแบบแยกส่วน
- ความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Data Redundancy)
ข้อมูลประเภทเดียวกัน เช่น ทะเบียนบุคลากร จะถูกจัดเก็บซ้ำในหลายหน่วยงาน เช่น ฝ่ายบุคคล, ฝ่ายวิชาการ, และฝ่ายงบประมาณ ซึ่งใช้รูปแบบต่างกัน - ความไม่สอดคล้องของข้อมูล (Data Inconsistency)
เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลในบางแผนก แต่อีกแผนกไม่ได้รับการอัปเดต ข้อมูลจึงอาจขัดแย้งกัน เช่น หมายเลขโทรศัพท์ หรือสถานะของบุคลากร - สิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ (Storage Inefficiency)
การเก็บข้อมูลซ้ำกันหลายแฟ้มในหลายแผนกก่อให้เกิดการใช้พื้นที่จัดเก็บโดยไม่จำเป็น - ยากต่อการปรับปรุงหรือบำรุงรักษา (Maintenance Difficulty)
เมื่อจำเป็นต้องแก้ไขหรือปรับปรุงข้อมูล ระบบแบบแยกแฟ้มจะต้องดำเนินการในแต่ละแฟ้ม ซึ่งมีโอกาสผิดพลาดสูง และใช้เวลามาก
📈 แนวทางแก้ไข: การรวมศูนย์ข้อมูลสู่ระบบฐานข้อมูล (Database Approach)
เพื่อแก้ไขข้อจำกัดข้างต้น จึงเกิดแนวคิดในการ รวมข้อมูลจากแฟ้มของแต่ละหน่วยงานไว้ในระบบศูนย์กลาง ซึ่งสามารถบริหารจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ภายใต้สิ่งที่เรียกว่า “ระบบฐานข้อมูล (Database System)” โดยมีข้อดีดังนี้:
- ลดความซ้ำซ้อน (Minimize Redundancy)
- เพิ่มความสอดคล้องของข้อมูล (Data Consistency)
- สนับสนุนการใช้งานร่วมกัน (Data Sharing)
- ลดภาระการดูแลระบบหลายชุด
- ส่งเสริมการวิเคราะห์ข้อมูลแบบบูรณาการ (Integrated Analysis)
✅ บทสรุป
แฟ้มข้อมูล (File) แม้เป็นพื้นฐานสำคัญของการจัดเก็บข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ แต่เมื่อนำมาใช้ในลักษณะ “แยกส่วนตามแผนก” จะเกิดข้อจำกัดด้าน ความซ้ำซ้อน ความไม่สอดคล้อง และการใช้งานที่ไม่เป็นระบบ
การเปลี่ยนผ่านไปสู่ ระบบฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ (Centralized Database System) เป็นทางเลือกที่สำคัญต่อ การพัฒนาระบบสารสนเทศสมัยใหม่ โดยเฉพาะในบริบทของการวางแผนและบริหารจัดการองค์กรเชิงพื้นที่
🖥️ ข้อดีของการประมวลผลข้อมูลในลักษณะแบบแยกส่วน (Decentralized File-Based Processing)
ในระบบการจัดการข้อมูลแบบดั้งเดิม ซึ่งยังไม่ได้นำฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ (Centralized Database System) มาใช้ หน่วยงานหรือแผนกย่อยมักจะ ประมวลผลข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลของตนเอง (Local File Processing) บนเครื่องคอมพิวเตอร์ภายในหน่วยงานนั้น โดยอาศัยโปรแกรมประยุกต์เฉพาะ (Standalone Applications) เพื่อเรียกใช้และประมวลผลข้อมูลโดยตรง
แนวทางนี้แม้จะมีข้อจำกัดด้านการบูรณาการและการควบคุมความสอดคล้องของข้อมูล แต่ก็มี ข้อดีที่ยังเป็นที่ยอมรับในบางบริบท โดยเฉพาะกับองค์กรขนาดเล็กหรือระบบที่ไม่ต้องเชื่อมโยงข้ามหน่วยงาน
✅ ข้อดีที่สำคัญของการประมวลผลแบบแยกส่วนในระดับหน่วยงาน
1. การประมวลผลข้อมูลทำได้รวดเร็ว (Fast Local Processing)
การจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลภายในเครื่องของผู้ใช้หรือเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโดยตรง ทำให้:
- ไม่จำเป็นต้อง เรียกข้อมูลจากฐานข้อมูลส่วนกลางผ่านเครือข่าย ซึ่งอาจมีความล่าช้า
- ลดเวลารอคอยในการเข้าถึงข้อมูล โดยเฉพาะในกรณีที่ระบบเครือข่ายมีข้อจำกัด
- ส่งผลให้สามารถ ตัดสินใจหรือปรับปรุงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ในระดับปฏิบัติการ
เหมาะกับงานเฉพาะด้าน เช่น การรวบรวมข้อมูลชั่วคราว หรือประมวลผลข้อมูลเบื้องต้น
2. ค่าลงทุนต่ำ และไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์สมรรถนะสูง (Low Investment in Hardware)
- เนื่องจากการประมวลผลกระทำที่ระดับเครื่องผู้ใช้ (Client-based Processing) จึง ไม่ต้องพึ่งพาเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลางหรือระบบฐานข้อมูลแบบครบวงจร
- อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั่วไปในปัจจุบัน มีประสิทธิภาพสูงในราคาที่ประหยัด
- เหมาะกับองค์กรที่มีงบประมาณจำกัด หรือระบบงานขนาดเล็กที่ไม่ซับซ้อน
ในบางกรณี การใช้เครื่อง PC ธรรมดาก็สามารถจัดการข้อมูลแฟ้มพื้นฐานได้อย่างเพียงพอ
3. ความยืดหยุ่นในการใช้งานโปรแกรมประยุกต์เฉพาะด้าน (Flexible Standalone Applications)
- โปรแกรมแต่ละชุดที่พัฒนาขึ้นโดยเฉพาะในแต่ละแผนกสามารถ ควบคุมการเข้าถึงและประมวลผลข้อมูลเฉพาะตนได้อย่างอิสระ
- ลดภาระจากการพึ่งพาระบบโปรแกรมจากส่วนกลาง ซึ่งอาจไม่ตรงกับความต้องการเฉพาะด้าน
- ส่งผลให้กระบวนการทำงานเกิดความ คล่องตัว (Operational Agility) และตอบสนองต่อหน้างานได้อย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างเช่น โปรแกรมสำหรับวิเคราะห์ผลการเรียนของนักเรียนในระดับโรงเรียนอาจไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อฐานข้อมูลระดับกระทรวง
ข้อจำกัดของระบบประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล (File-Based Processing Limitations) พร้อมการอธิบายแต่ละข้ออย่างเป็นระบบ โดยเน้นประเด็นที่สะท้อนถึงความจำเป็นในการพัฒนาสู่ระบบฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ (Centralized Database System):
❌ ข้อจำกัดของระบบการประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล (Limitations of File-Based Data Processing Systems)
แม้ว่าระบบการจัดการข้อมูลแบบใช้แฟ้มข้อมูล (File-Based System) จะมีข้อดีในด้านต้นทุนต่ำ ความเรียบง่าย และความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูลเฉพาะหน่วยงาน แต่ในทางปฏิบัติระบบดังกล่าวมีข้อจำกัดสำคัญหลายประการที่ส่งผลต่อ ประสิทธิภาพ (Efficiency) และ ความน่าเชื่อถือของข้อมูล (Data Reliability) ในภาพรวมขององค์กร
1. ความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Data Redundancy)
การจัดเก็บข้อมูลแบบแยกส่วนทำให้ ข้อมูลประเภทเดียวกันถูกเก็บซ้ำในหลายแฟ้ม ซึ่งส่งผลให้:
- เปลืองพื้นที่จัดเก็บในอุปกรณ์สำรองข้อมูล (Storage Waste)
- เกิดการ ลงทุนซ้ำซ้อน (Duplicated Effort) ทั้งในด้านงบประมาณและกำลังคน
- ผู้ดูแลแต่ละระบบไม่สามารถทราบว่า “ข้อมูลชุดเดียวกัน” ได้รับการเก็บไว้แล้วที่ใด
ตัวอย่าง: ข้อมูล “อาคารเรียน” อาจถูกเก็บไว้ทั้งในระบบงานบุคลากร วิชาการ และงานโครงสร้างพื้นฐาน โดยไม่มีการเชื่อมโยงกัน
2. ความไม่สอดคล้องของข้อมูล (Data Inconsistency)
เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บแยกกันในหลายระบบ โดยไม่มีมาตรฐานกลางในการควบคุม จึงนำไปสู่ความไม่สอดคล้อง เช่น:
- ชื่อสถานที่/อาคารที่ไม่ตรงกัน
- รหัสข้อมูลที่ไม่เป็นมาตรฐาน (เช่น
B01กับBuilding_1) - การปรับปรุงข้อมูลไม่สามารถส่งผลต่อระบบอื่น ๆ ได้อย่างอัตโนมัติ
ส่งผลต่อ ความน่าเชื่อถือของข้อมูล (Data Integrity) และความลำบากในการรวมข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์
3. ความยุ่งยากในการเชื่อมโยงข้อมูลข้ามแฟ้ม (Difficulties in Multi-File Integration)
การสร้างรายงานหรือการวิเคราะห์ที่ต้องดึงข้อมูลจากหลายแฟ้ม เช่น:
- ข้อมูลแผนที่อาคาร → จากแฟ้ม
building.shp - ข้อมูลการใช้ที่ดิน → จากแฟ้ม
landuse.csv - ข้อมูลห้องเรียน → จากแฟ้ม
rooms.dbf
จะต้องใช้ โปรแกรมประยุกต์เฉพาะ (Custom Applications) เพื่อเขียนคำสั่งเชื่อมโยง ทำให้:
- เพิ่มภาระในการพัฒนาโปรแกรม
- ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญในการควบคุมโครงสร้างของแต่ละแฟ้ม
ขัดต่อหลักของ “การวิเคราะห์เชิงบูรณาการ (Integrated Analysis)” ที่จำเป็นในระบบสารสนเทศยุคใหม่
4. ไม่มีผู้ดูแลระบบรวม (Lack of Centralized Administration)
ระบบแฟ้มข้อมูลไม่มีหน่วยงานกลางในการดูแลหรือควบคุมมาตรฐาน ทำให้:
- ผู้ใช้งานแต่ละคนดูแลระบบของตนเองโดยไม่มีการสื่อสารร่วมกัน
- ไม่มีการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล (Access Control)
- การใช้ทรัพยากรร่วม เช่น เครื่องพิมพ์ เซิร์ฟเวอร์ หรือฐานข้อมูลกลาง ไม่สามารถทำได้
ส่งผลให้ ความปลอดภัย และความต่อเนื่องของระบบ (System Continuity) ต่ำ
5. ความขึ้นต่อกันระหว่างโปรแกรมและโครงสร้างข้อมูล (Program-Data Dependency)
ในระบบแฟ้มข้อมูล โครงสร้างของแฟ้มถูกผูกติดกับโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้ เช่น:
- ถ้าเขียนโปรแกรมด้วย Microsoft Access แล้วมีการตั้งชื่อฟิลด์เป็น
ID,Name,Room - หากอีกระบบใช้ชื่อ
PersonID,FullName,Classroomจะไม่สามารถใช้โปรแกรมเดิมร่วมกันได้
เมื่อมีความจำเป็นต้องรวมระบบเข้าด้วยกัน:
- จะต้อง เขียนระบบใหม่ทั้งหมด (Re-engineering)
- เกิดค่าใช้จ่ายสูงและสูญเสียเวลาในการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง
ส่งผลให้การพัฒนาเข้าสู่ระบบฐานข้อมูล (Database Transition) เกิด อุปสรรคทางเทคนิคและงบประมาณ